Tudástár

Regisztrálj e-mail-címmel és jelszóval, majd az onboarding során add meg a céged adatait: cégnév, cím, UID-szám, bankszámla (IBAN/BIC). Ezek kerülnek a számláid fejlécébe.

A Beállítások → Cégadatok alatt bármikor módosíthatod őket; a Megjelenés fülön logót tölthetsz fel és kiemelőszínt választhatsz — ezek a PDF-en és az e-mailekben is megjelennek.

A Beállítások → Adózás alatt kapcsolhatod be a Kleinunternehmer-módot (§6 Abs 1 Z 27 UStG). Bekapcsolva minden számla ÁFA nélkül készül, és automatikusan rákerül a kötelező mentességi záradék.

Kikapcsolva a normál 20/13/10%-os ÁFA-kulcsokkal dolgozol, tételenként választható kulccsal.

A Beállítások → Számlázás alatt állítod a formátumot (pl. RE-{YYYY}-{SEQ}) és a következő sorszámot. A sorszámot a rendszer kiállításkor foglalja le, hézagmentesen — a piszkozatoknak még nincs számuk.

Másik rendszerből váltasz? Állítsd a következő sorszámot oda, ahol a régi rendszered abbahagyta.

Kattints az Új számla gombra. Válassz ügyfelet (vagy hozz létre újat — az UID beírásával az adatok automatikusan kitöltődnek a VIES-ből), add hozzá a tételeket a terméktárból vagy kézzel, állítsd a dátumokat és a fizetési határidőt.

Mentés piszkozatként: még szerkeszthető, nincs sorszáma. Kiállítás: végleges sorszámot kap, és a német nyelvű PDF elkészül. Kiállított számla már nem módosítható — csak sztornózható (osztrák előírás).

Kiállítás után a számla oldalán: E-mail küldése (szép német sablon, PDF-melléklettel), vagy másold a publikus linket — ezen az ügyfeled letöltheti a PDF-et, látja a banki adatokat és az EPC-QR-kódot, amit a bankappjával beolvasva azonnal utalhat.

A kiküldött számla státusza „Elküldve" lesz; ha megjött a pénz, jelöld Kifizetettnek (vagy hagyd az automatikára, ha van banki párosítás).

Kiállított számlát nem törölhetsz (osztrák előírás) — helyette sztornózol. A számla oldalán a Stornózás gomb egy szabályos jóváírást (Gutschrift) hoz létre: saját, hézagmentes sorszámmal, az eredeti számla pontos megfordításával (negatív összegek). Az eredeti státusza „Sztornózva" lesz, és a két bizonylat kölcsönösen összelinkelve marad.

A sztornózott számla automatikusan kiesik a kimutatásokból (nincs dupla számolás). Piszkozatot nem kell sztornózni — azt egyszerűen törölheted.

A számla oldalán a Fizetések panelen rögzítheted a beérkezett (rész)fizetéseket — dátum, összeg, mód, megjegyzés. A haladássáv mutatja a kifizetett részt és a hátralékot.

Amint a befizetések elérik a végösszeget, a számla automatikusan „Fizetve" lesz; ha utólag törölsz egy fizetést és a hátralék újra pozitív, visszavált. A „Kifizetettnek jelöl" gomb a teljes összeget egy lépésben rögzíti.

• Szállítólevél (Lieferschein): a számla oldaláról tölthető le, árak nélkül, mennyiségi táblázattal és aláírásmezőkkel (Pro).
• Duplikálás: bármely számlából egy kattintással új piszkozat.

Kiállított számlánál két szabványos e-számla-formátumot tölthetsz le (Pro), amit a hatósági e-Rechnung.gv.at portál is elfogad:

• eRechnung (ebInterface 6.1) — az osztrák natív XML-formátum.
• Peppol / EU (UBL, EN 16931) — az EU-széles szabvány, ami a jövőbeli B2B e-számla-kötelezettségre (ViDA) is felkészít.

A jóváíráshoz (Gutschrift) is mindkét formátum elérhető (UBL CreditNote / ebInterface CreditMemo). Tipp: élesben futtasd át a fájlt az ingyenes hivatalos validátoron, mielőtt feltöltöd.

Az Árajánlatok menüben ugyanúgy dolgozol, mint a számláknál — saját sorszám-kör (AN-…). Kiállítás után küldd el e-mailben vagy publikus linken: az ügyfeled a linken Annehmen/Ablehnen gombokkal dönthet, te pedig azonnali e-mail-értesítést kapsz.

Elfogadott (vagy akár nyitott) ajánlatnál kattints a Számlává alakítás gombra: a tételek és az ügyfél átkerülnek egy új számla-piszkozatba. A két dokumentum összelinkelve marad, mindkét oldalról átkattinthatsz.

Az Ismétlődő számlák menüben (Pro) hozz létre sablont: ügyfél, tételek, gyakoriság (heti/havi/negyedéves/éves), kezdő- és záródátum. Az Automata kiállítás kapcsolóval a rendszer magától állítja ki a számlát az esedékesség napján, az E-mail-küldés kapcsolóval rögtön el is küldi az ügyfélnek.

A „Futtatás most" gombbal bármikor azonnal kiállíthatod a következőt.

Lejárt számlánál a számla oldalán találod az Emlékeztető küldése gombot — udvarias német Zahlungserinnerung megy ki PDF-fel, majd egyre határozottabb 2. és 3. Mahnung (max. 3).

Késedelmi kamat + Mahnspesen (opcionális): az emlékeztető küldésekor egy kapcsolóval hozzáadhatsz késedelmi kamatot (alapból 9,2%/év javaslat, szerkeszthető) és Mahnspesent (behajtási költség). Alapból ki van kapcsolva — sosem számolunk fel automatikusan semmit, te döntöd el esetenként. Az új végösszeg bekerül az e-mailbe.

Automatika (Pro): a Beállításokban kapcsold be az automatikus emlékeztetőket és állítsd a Mahnfristet (pl. 7 nap) — a rendszer naponta ellenőrzi a lejárt számlákat, és magától küldi a soron következő fokozatot (díjak nélkül).

A Kiadások menüben rögzítheted a költségeidet kategóriákkal (iroda, utazás, szoftver…). A havi csoportosítás és az összesítők azonnal mutatják, hova megy a pénz; a Kimutatásokban a bevétel-kiadás-profit is látszik.

AI-szkenner (Pro): fotózd le a blokkot/számlát a telefonoddal — az AI kiolvassa a kereskedőt, dátumot, nettó/ÁFA/bruttó összeget és a kategóriát is megtippeli. Neked csak jóváhagynod kell.

A jobb alsó sarokban lebegő buborékból (vagy az AI asszisztens menüből) bármit kérdezhetsz az adataidról: „Mennyi a kintlévőségem?", „Ki a legnagyobb ügyfelem idén?" — az AI ismeri a teljes adatbázis-szerkezetet és szabadon lekérdez.

És cselekszik is: számlát állít ki, e-mailt küld, ügyfelet/terméket/kiadást/feladatot hoz létre, státuszt vált — te csak megfogalmazod. A beszélgetéseid mentődnek, frissítés után is folytathatod.

Az asszisztens kizárólag a saját cégfiókod adatait éri el — minden lekérdezés kötelezően a te cég-azonosítódra szűr. Írni csak ellenőrzött, típusos műveleteken keresztül tud (nyers SQL-írás technikailag tiltott), érzékeny mezőkhöz (jelszavak, API-kulcsok) architekturálisan sem fér hozzá. Kiállított számlát nem törölhet — csak a jogszabályos sztornót használhatja.

A Beállítások → Csapat alatt hívd meg kollégád vagy könyvelőd e-mail-címmel (Pro). Két szerepkör:

• Admin: minden funkció, beleértve a beállításokat.
• Csapattag / könyvelő: számlázás és adatok — a Beállítások, Előfizetés, API és csapatkezelés zárva.

A meghívott a kapott linken regisztrál (vagy belép), és azonnal a te cégedben dolgozik. A meghívó 7 napig érvényes, bármikor visszavonható.

Egy fiók több céghez (bérlőhöz) is tartozhat — hasznos könyvelőknek vagy több vállalkozást vivő tulajdonosoknak. Ha több céghez van hozzáférésed (pl. meghívtak), a bal oldali sávban alul a profilodnál megjelenik a cégváltó: egy kattintással válthatsz a cégek között, és minden adat az aktív cégre vonatkozik.

Basic (ingyenes, örökre): havi 10 kiállított bizonylat, korlátlan ügyfél/termék, PDF + e-mail + publikus link + QR, kiadás-nyilvántartás, kézi emlékeztető. Ez a „kipróbálás" — nincs lejáró próbaidő.

Pro (15 €/hó, vagy 150 €/év – 2 hónap ingyen): korlátlan számlázás, AI-asszisztens + bizonylatszkenner, automata Mahnung, ismétlődő számlák, API + webhookok, e-Rechnung XML + szállítólevél, csapattagok.

A Beállítások → Előfizetés alatt mindent házon belül intézel: látod a következő levonást, a kártyád utolsó 4 számjegyét, a teljes számlatörténetet PDF-fel — és itt mondhatod le az előfizetést is (az időszak végéig Pro maradsz, addig a lemondás visszavonható). Kártyacseréhez a biztonságos Stripe-portál nyílik meg.

A Beállítások → API-kulcsok alatt generálj kulcsot (Pro) — a bil_live_… kulcs csak egyszer látszik, kezeld titokként. Hitelesítés: Authorization: Bearer fejléc.

Végpontok a /api/v1 alatt teljes CRUD-dal: customers, products, expenses (GET/POST/PATCH/DELETE) és invoices (listázás, létrehozás kiállítással, PDF). Rate limit: 120 kérés/perc kulcsonként. A teljes, interaktív leírást a kulcsok paneljén az API dokumentáció gomb nyitja meg (/api-docs) — ott ki is próbálhatod a hívásokat.

A Beállítások → Webhookok alatt adj meg HTTPS-URL-t és válaszd ki az eseményeket (invoice.issued, invoice.paid, quote.accepted…). Minden értesítés HMAC-SHA256-tal aláírva érkezik:

X-Billtree-Signature: t=<unix>,v1=HMAC_SHA256(titok, t + "." + nyers_törzs)

A whsec_… titok létrehozáskor egyszer látszik. Sikertelen kézbesítésnél a rendszer automatikusan újrapróbálkozik; az utolsó válasz státusza a listában látszik.

Az API + a webhookok bármilyen automatizálóval összeköthetők:

• n8n / Make: importáld az OpenAPI-leírót (/api/v1/openapi.json), vagy használd a HTTP-modult Authorization: Bearer kulccsal. Trigger: a Billtree-webhook (instant).
• Zapier: triggerként *Webhooks by Zapier → Catch Hook* a Billtree-webhook URL-jeként; műveletként *Custom Request* a végpontjainkra.

Gyakori automatizálás: invoice.paid webhook → Slack/CRM értesítés, vagy egy külső esemény → POST /invoices (issue:true) automatikus számla.

A Billtree telepíthető webalkalmazás:

• Android/Chrome: a böngésző felajánlja a telepítést, vagy menü → Hozzáadás a kezdőképernyőhöz.
• iPhone/Safari: Megosztás ikon → Hozzáadás a kezdőképernyőhöz.

Ezután saját ikonnal, teljes képernyőn, appként fut — a mobil-nézet alján gyors-dokkal, a kamerás bizonylatszkennerrel és a lebegő AI-asszisztenssel.

A Beállítások → Biztonság alatt kapcsolhatod be a kétlépcsős hitelesítést (2FA). Olvasd be a megjelenő QR-kódot egy authenticator-appal (Google Authenticator, Authy, 1Password…), majd erősítsd meg a 6 jegyű kóddal. Ezután kapsz 8 backup-kódot — ezeket mentsd el, mert telefon-vesztés esetén ezekkel tudsz belépni (mindegyik egyszer használható).

Belépéskor a jelszó után kérjük a 6 jegyű kódot. Kikapcsolás a jelszavad megadásával. (A Google-belépés a Google saját védelmét használja.)

A Kimutatások menüben évre lebontva látod a bevételt, ÁFÁ-t, kiadást és az eredményt, havi bontással és diagrammal, valamint a legnagyobb vevőket. Más pénznemű (pl. HUF, USD) számlák és kiadások automatikusan a céged pénznemére átváltva összesítődnek (EKB-árfolyam) — nincs torzítás. Soronként mindig a saját pénznemében látod az értéket.

A Kimutatások oldalról letöltheted az adatokat a könyvelődnek: DATEV-Buchungsstapel, könyvelési CSV (BMD/RZL), valamint évre szűrt számla-CSV. A számla-CSV soronként tartalmazza a pénznemet (nem keveri össze a devizákat).

Az Ügyfelek és a Termékek oldalon az Import (CSV) gombbal tölthetsz fel adatokat más programból vagy Excelből. A rendszer felismeri az elválasztót (vessző/pontosvessző/tab) és a fejlécet, automatikusan megpróbálja párosítani az oszlopokat — amit kézzel felül is bírálhatsz. Előnézet után egy kattintással importál; a hibás sorokat kihagyja és jelzi.

Minden ügyfélhez tartozik egy biztonságos, személyes portál-link (az ügyfél szerkesztő-ablakában a Portál-link gombbal másolhatod ki). Ezen az ügyfeled egy helyen látja az összes számláját, jóváírását és ajánlatát státusszal, a nyitott egyenleggel, és bármelyiket megnyithatja vagy letöltheti PDF-ben — egyenkénti linkek küldözgetése nélkül.