Wissensdatenbank

Registriere dich mit E-Mail und Passwort und erfasse beim Onboarding deine Firmendaten: Name, Adresse, UID, Bankverbindung (IBAN/BIC). Diese erscheinen im Rechnungskopf.

Unter Einstellungen → Firmendaten jederzeit änderbar; unter Erscheinungsbild kannst du Logo und Akzentfarbe festlegen.

Unter Einstellungen → Steuern aktivierst du den Kleinunternehmer-Modus (§6 Abs 1 Z 27 UStG). Alle Rechnungen sind dann USt-frei und tragen automatisch die Pflichtklausel.

Deaktiviert arbeitest du mit 20/13/10% USt, pro Position wählbar.

Unter Einstellungen → Fakturierung legst du Format (z. B. RE-{YYYY}-{SEQ}) und nächste Nummer fest. Nummern werden beim Ausstellen lückenlos vergeben — Entwürfe haben noch keine.

Beim Umstieg: nächste Nummer dort fortsetzen, wo das alte System aufgehört hat.

Klicke Neue Rechnung. Kunde wählen (UID eintippen → Daten kommen aus VIES), Positionen aus dem Produktstamm oder manuell, Daten und Zahlungsziel setzen.

Als Entwurf speichern: noch editierbar. Ausstellen: endgültige Nummer + PDF. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderbar — nur Storno möglich.

Nach dem Ausstellen: E-Mail senden (deutsches Template mit PDF) oder den öffentlichen Link kopieren — dort gibt es PDF, Bankdaten und den EPC-QR fürs sofortige Bezahlen per Banking-App.

Status wird „Gesendet"; bei Zahlungseingang als bezahlt markieren.

Eine ausgestellte Rechnung kann nicht gelöscht werden (österr. Vorschrift) — du stornierst sie. Der Button Stornieren erzeugt eine echte Gutschrift mit eigener, lückenloser Nummer, die das Original exakt umkehrt (negative Beträge). Das Original wird „Storniert", beide Dokumente bleiben verknüpft.

Die stornierte Rechnung fällt automatisch aus den Auswertungen (keine Doppelzählung). Entwürfe musst du nicht stornieren — einfach löschen.

Auf der Rechnungsseite erfasst das Zahlungen-Panel eingehende (Teil-)Zahlungen — Datum, Betrag, Art, Notiz. Ein Fortschrittsbalken zeigt bezahlt vs. offen.

Erreichen die Zahlungen den Gesamtbetrag, wird die Rechnung automatisch „Bezahlt"; löschst du später eine Zahlung und es bleibt offen, wird zurückgesetzt. „Als bezahlt markieren" verbucht alles in einem Schritt.

• Lieferschein: von der Rechnungsseite, ohne Preise, mit Mengentabelle und Unterschriftsfeldern (Pro).
• Duplizieren: aus jeder Rechnung ein neuer Entwurf mit einem Klick.

Bei ausgestellten Rechnungen kannst du zwei Standard-eRechnungsformate herunterladen (Pro), beide vom Behördenportal e-Rechnung.gv.at akzeptiert:

• eRechnung (ebInterface 6.1) — das österreichische XML-Format.
• Peppol / EU (UBL, EN 16931) — der EU-weite Standard, zukunftssicher für die kommende B2B-Pflicht (ViDA).

Auch für Gutschriften verfügbar (UBL CreditNote / ebInterface CreditMemo). Tipp: vor dem Hochladen mit dem offiziellen Validator prüfen.

Das Menü Angebote funktioniert wie Rechnungen — mit eigenem Nummernkreis (AN-…). Nach dem Ausstellen per E-Mail oder Link senden: Der Kunde entscheidet per Annehmen/Ablehnen, du wirst sofort benachrichtigt.

Beim angenommenen (oder offenen) Angebot auf In Rechnung umwandeln klicken: Positionen und Kunde wandern in einen neuen Rechnungsentwurf. Beide Dokumente bleiben verlinkt.

Unter Wiederkehrende Rechnungen (Pro) legst du eine Vorlage an: Kunde, Positionen, Intervall, Start/Ende. Mit Auto-Ausstellung wird am Stichtag automatisch fakturiert; mit E-Mail-Versand geht sie sofort raus.

„Jetzt ausführen" stellt die nächste sofort aus.

Bei überfälligen Rechnungen: Mahnung senden — höfliche Zahlungserinnerung mit PDF, danach bestimmtere 2. und 3. Mahnung (max. 3).

Automatik (Pro): in den Einstellungen aktivieren, Mahnfrist setzen (z. B. 7 Tage) — tägli:che Prüfung, Versand der nächsten Stufe automatisch.

Unter Ausgaben erfasst du Kosten mit Kategorien (Büro, Reise, Software…). Monatsgruppen und Summen zeigen, wohin das Geld fließt.

KI-Scanner (Pro): Beleg fotografieren — die KI liest Händler, Datum, Netto/USt/Brutto und schlägt die Kategorie vor. Du bestätigst nur.

Über die schwebende Blase (oder das Menü KI-Assistent) fragst du alles über deine Daten: „Wie hoch sind meine offenen Forderungen?" — die KI kennt dein gesamtes Schema.

Sie handelt auch: stellt Rechnungen aus, sendet E-Mails, legt Kunden/Produkte/Ausgaben an, ändert Status. Gespräche bleiben gespeichert.

Der Assistent sieht nur deine eigene Firma — jede Abfrage ist zwingend auf deinen Mandanten beschränkt. Schreiben geht nur über geprüfte, typisierte Operationen; sensible Felder (Passwörter, API-Keys) sind architektonisch unerreichbar. Ausgestellte Rechnungen kann sie nie löschen — nur gesetzeskonform stornieren.

Unter Einstellungen → Team lädst du Kollegen oder Steuerberater per E-Mail ein (Pro). Zwei Rollen:

• Admin: alles, inkl. Einstellungen.
• Mitglied / Steuerberater: Fakturierung und Daten — Einstellungen, Abo, API und Team sind gesperrt.

Der Eingeladene registriert sich über den Link und arbeitet direkt in deiner Firma. Einladung 7 Tage gültig, widerrufbar.

Ein Konto kann zu mehreren Firmen (Mandanten) gehören — praktisch für Steuerberater oder Inhaber mehrerer Unternehmen. Bei Zugriff auf mehrere erscheint unten am Profil in der Seitenleiste ein Firmen-Wechsler: per Klick wechseln, alle Daten folgen der aktiven Firma.

Basic (für immer gratis): 10 Belege/Monat, unbegrenzte Kunden/Produkte, PDF + E-Mail + Link + QR, Ausgaben, manuelle Mahnungen. Das ist der „Test" — keine ablaufende Testphase.

Pro (15 €/Monat, oder 150 €/Jahr – 2 Monate gratis): unbegrenzt fakturieren, KI-Assistent + Beleg-Scanner, Auto-Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen, API + Webhooks, eRechnung-XML + Lieferschein, Team.

Unter Einstellungen → Abo läuft alles in der App: nächste Abbuchung, Kartenendziffern, Rechnungshistorie mit PDFs — und die Kündigung (Pro bleibt bis Periodenende aktiv, widerrufbar). Kartenwechsel über das sichere Stripe-Portal.

Unter Einstellungen → API-Schlüssel generierst du einen Key (Pro) — bil_live_… wird nur einmal angezeigt. Auth: Authorization: Bearer.

Endpunkte unter /api/v1 mit vollem CRUD: customers, products, expenses (GET/POST/PATCH/DELETE) und invoices (Liste, Ausstellung, PDF). Rate Limit: 120 Anfragen/Min pro Key. Die vollständige interaktive Referenz öffnet der Button API-Doku im Schlüssel-Panel (/api-docs).

Unter Einstellungen → Webhooks HTTPS-URL eintragen und Ereignisse wählen. Jede Zustellung ist HMAC-SHA256-signiert:

X-Billtree-Signature: t=<unix>,v1=HMAC_SHA256(Secret, t + "." + Roh-Body)

Das whsec_…-Secret erscheint einmalig. Fehlzustellungen werden automatisch wiederholt.

API + Webhooks lassen sich mit jedem Automatisierungstool verbinden:

• n8n / Make: OpenAPI-Spec importieren (/api/v1/openapi.json) oder HTTP-Modul mit Authorization: Bearer. Trigger: der Billtree-Webhook (instant).
• Zapier: Trigger über *Webhooks by Zapier → Catch Hook* als Billtree-Webhook-URL; Aktionen via *Custom Request* an unsere Endpunkte.

Häufig: invoice.paid-Webhook → Slack/CRM, oder externes Event → POST /invoices (issue:true) für eine automatische Rechnung.

Billtree ist eine installierbare Web-App:

• Android/Chrome: Installation wird angeboten, oder Menü → Zum Startbildschirm hinzufügen.
• iPhone/Safari: Teilen → Zum Home-Bildschirm.

Danach läuft sie vollbild mit eigenem Icon — inkl. Dock, Kamera-Beleg-Scanner und KI-Assistent.

Aktiviere 2FA unter Einstellungen → Sicherheit. QR-Code mit einer Authenticator-App scannen (Google Authenticator, Authy, 1Password…), mit dem 6-stelligen Code bestätigen. Danach erhältst du 8 Backup-Codes — sichern; bei Verlust des Handys kommst du damit rein (je einmal nutzbar).

Beim Login fragen wir nach dem Code. Deaktivieren mit deinem Passwort. (Google-Login nutzt Googles eigenen Schutz.)

Das Menü Auswertungen zeigt Umsatz, USt, Ausgaben und Ergebnis pro Jahr, mit Monatsaufteilung und Diagrammen, plus Top-Kunden. Rechnungen/Ausgaben in anderen Währungen werden für Summen automatisch in deine Firmenwährung umgerechnet (EZB-Kurs). Pro Zeile siehst du die Originalwährung.

Aus den Auswertungen exportierst du für die Buchhaltung: DATEV-Buchungsstapel, Buchhaltungs-CSV (BMD/RZL) und eine jahresgefilterte Rechnungs-CSV (mit Währung pro Zeile).

Auf den Seiten Kunden und Produkte lädst du mit Import (CSV) Daten aus einem anderen Tool oder Excel hoch. Trennzeichen (Komma/Semikolon/Tab) und Kopfzeile werden erkannt, Spalten automatisch zugeordnet (überschreibbar), dann nach Vorschau per Klick importiert; fehlerhafte Zeilen werden übersprungen.

Jeder Kunde hat einen sicheren persönlichen Portal-Link (im Kundendialog per Portal-Link kopieren). Dort sieht dein Kunde alle Rechnungen, Gutschriften und Angebote mit Status, den offenen Saldo, und kann jedes als PDF öffnen/herunterladen — ohne einzelne Links zu verschicken.