Wissensdatenbank

Registriere dich mit E-Mail und Passwort und erfasse beim Onboarding deine Firmendaten: Name, Adresse, UID, Bankverbindung (IBAN/BIC). Diese erscheinen im Rechnungskopf.

Unter Einstellungen → Firmendaten jederzeit änderbar; unter Erscheinungsbild kannst du Logo und Akzentfarbe festlegen.

Unter Einstellungen → Steuern aktivierst du den Kleinunternehmer-Modus (§6 Abs 1 Z 27 UStG). Alle Rechnungen sind dann USt-frei und tragen automatisch die Pflichtklausel.

Deaktiviert arbeitest du mit 20/13/10% USt, pro Position wählbar.

Unter Einstellungen → Fakturierung legst du Format (z. B. RE-{YYYY}-{SEQ}) und nächste Nummer fest. Nummern werden beim Ausstellen lückenlos vergeben — Entwürfe haben noch keine.

Beim Umstieg: nächste Nummer dort fortsetzen, wo das alte System aufgehört hat.

Klicke Neue Rechnung. Kunde wählen (UID eintippen → Daten kommen aus VIES), Positionen aus dem Produktstamm oder manuell, Daten und Zahlungsziel setzen.

Als Entwurf speichern: noch editierbar. Ausstellen: endgültige Nummer + PDF. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderbar — nur Storno möglich.

Nach dem Ausstellen: E-Mail senden (deutsches Template mit PDF) oder den öffentlichen Link kopieren — dort gibt es PDF, Bankdaten und den EPC-QR fürs sofortige Bezahlen per Banking-App.

Status wird „Gesendet"; bei Zahlungseingang als bezahlt markieren.

• Storno: ausgestellte Rechnung per „Storno" entwerten — bleibt als „Storniert" erhalten.
• Duplizieren: aus jeder Rechnung mit einem Klick ein neuer Entwurf.
• Lieferschein: von der Rechnungsseite, ohne Preise.
• ebInterface-XML: Standard-eRechnung für Buchhaltung & B2G (Pro).

Das Menü Angebote funktioniert wie Rechnungen — mit eigenem Nummernkreis (AN-…). Nach dem Ausstellen per E-Mail oder Link senden: Der Kunde entscheidet per Annehmen/Ablehnen, du wirst sofort benachrichtigt.

Beim angenommenen (oder offenen) Angebot auf In Rechnung umwandeln klicken: Positionen und Kunde wandern in einen neuen Rechnungsentwurf. Beide Dokumente bleiben verlinkt.

Unter Wiederkehrende Rechnungen (Pro) legst du eine Vorlage an: Kunde, Positionen, Intervall, Start/Ende. Mit Auto-Ausstellung wird am Stichtag automatisch fakturiert; mit E-Mail-Versand geht sie sofort raus.

„Jetzt ausführen" stellt die nächste sofort aus.

Bei überfälligen Rechnungen: Mahnung senden — höfliche Zahlungserinnerung mit PDF, danach bestimmtere 2. und 3. Mahnung (max. 3).

Automatik (Pro): in den Einstellungen aktivieren, Mahnfrist setzen (z. B. 7 Tage) — tägli:che Prüfung, Versand der nächsten Stufe automatisch.

Unter Ausgaben erfasst du Kosten mit Kategorien (Büro, Reise, Software…). Monatsgruppen und Summen zeigen, wohin das Geld fließt.

KI-Scanner (Pro): Beleg fotografieren — die KI liest Händler, Datum, Netto/USt/Brutto und schlägt die Kategorie vor. Du bestätigst nur.

Über die schwebende Blase (oder das Menü KI-Assistent) fragst du alles über deine Daten: „Wie hoch sind meine offenen Forderungen?" — die KI kennt dein gesamtes Schema.

Sie handelt auch: stellt Rechnungen aus, sendet E-Mails, legt Kunden/Produkte/Ausgaben an, ändert Status. Gespräche bleiben gespeichert.

Der Assistent sieht nur deine eigene Firma — jede Abfrage ist zwingend auf deinen Mandanten beschränkt. Schreiben geht nur über geprüfte, typisierte Operationen; sensible Felder (Passwörter, API-Keys) sind architektonisch unerreichbar. Ausgestellte Rechnungen kann sie nie löschen — nur gesetzeskonform stornieren.

Unter Einstellungen → Team lädst du Kollegen oder Steuerberater per E-Mail ein (Pro). Zwei Rollen:

• Admin: alles, inkl. Einstellungen.
• Mitglied / Steuerberater: Fakturierung und Daten — Einstellungen, Abo, API und Team sind gesperrt.

Der Eingeladene registriert sich über den Link und arbeitet direkt in deiner Firma. Einladung 7 Tage gültig, widerrufbar.

Basic (gratis): 10 Belege/Monat, unbegrenzte Kunden/Produkte, PDF + E-Mail + Link + QR, Ausgaben, manuelle Mahnungen.

Pro (19 €/Monat, 14 Tage gratis): unbegrenzt fakturieren, KI-Assistent + Beleg-Scanner, Auto-Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen, API + Webhooks, eRechnung-XML + Lieferschein, Team.

Unter Einstellungen → Abo läuft alles in der App: nächste Abbuchung, Kartenendziffern, Rechnungshistorie mit PDFs — und die Kündigung (Pro bleibt bis Periodenende aktiv, widerrufbar). Kartenwechsel über das sichere Stripe-Portal.

Unter Einstellungen → API-Schlüssel generierst du einen Key (Pro) — bil_live_… wird nur einmal angezeigt. Auth: Authorization: Bearer.

Endpunkte unter /api/v1: customers, products, invoices (mit Ausstellung + PDF), expenses. Details in der Kurzreferenz unter den Schlüsseln.

Unter Einstellungen → Webhooks HTTPS-URL eintragen und Ereignisse wählen. Jede Zustellung ist HMAC-SHA256-signiert:

X-Billtree-Signature: t=<unix>,v1=HMAC_SHA256(Secret, t + "." + Roh-Body)

Das whsec_…-Secret erscheint einmalig. Fehlzustellungen werden automatisch wiederholt.

Billtree ist eine installierbare Web-App:

• Android/Chrome: Installation wird angeboten, oder Menü → Zum Startbildschirm hinzufügen.
• iPhone/Safari: Teilen → Zum Home-Bildschirm.

Danach läuft sie vollbild mit eigenem Icon — inkl. Dock, Kamera-Beleg-Scanner und KI-Assistent.